●工作文件的概念

工作文件是针对岗位、工序或具体过程环节规定具体操作步骤、内容和方法的文件。它主要 是指工作细则(规程)和作业指导书。工作文件涉及到组织的各个部门及方方面面，其中工作 细则(规程)主要是提供给科室和管理部门人员使用，如部门岗位职责、供应商评估工作细则 、库房物料管理规程等等；作业指导书主要对现场工作人员的操作步骤和要求提出具体的指 导，如工序作业指导书、检验或试验指导书等等。

工作文件和程序文件是有差别的，程序文件一般用于管理层和各部门、科室，而工作文件是 具体操作者使用的文件。程序文件主要是对一项活动的职责、工作范围、工作步骤作了规定 ，对具体工作细节通常都没有进行规定。工作文件是针对某一具体工作做的详细规定，并提 出了允许做和不允许做等注意事项。一般情况下程序文件涉及到部门，而工作文件只针对其 具体的工作或作业，只针对某一具体岗位而制订。它是在现场应用较广泛的文件。

工作文件的编写既要总结、吸取以往工作的经验和教训，又要采纳先进的技术和方法，它是 对怎样工作或作业的科学描述。工作人员在现场工作过程中，如果确实按照工作文件的要求 去操作，就可以避免出现差错。工作文件对工作细节的正确描述，保证了现场工作各个环节 准确无误地进行，可以使现场处于受控状态。

由于工作文件是质量管理体系文件的基础性文件，是程序文件的支持性文件，是以标准为依 据、以现场受控为目的的基础性文件，因此，建立和实施作业指导书，有利于现场工作的标 准化和科学化。

●工作文件的作用

(1)提高工作质量

工作文件对工作细节作了详细的规定，特别是对于那些科研开发、作业复杂的工作，对其提 高工作质量很有成效。它可以帮助工作人员一步一步地按照工作要求去完成作业。然后通过 质量记录，对工作过程进行必要的控制和鉴证。

(2)为管理层提供必要的质量信息

现代管理已经进入到信息管理时代，利用信息进行管理最为迅速、经济、有效，而工作文件 明确地规定了完成某项工作或作业所必须填写的质量记录。这样，就可以通过工作文件去检 查原始记录，为管理层提供必要的质量信息，以便及时地发现存在的问题，采取有效的纠正 措施。

(3)有利于对组织职员开展培训，提高职员素质

工作文件为职员培训提供了素材。由于工作文件是现场工作过程中应用的文件，它具有很强 的针对性，所以利用工作文件对在岗的职员进行培训，常会取得良好的效果。尤其对新上岗 的职员培训，可以尽快地帮助他们熟悉工作，提高其素质。

●工作文件的编制原则及其注意事项

(1)工作文件的编制原则

①适宜性原则

在组织里，并不是每一项工作、每一个工作岗位都需要工作文件，一般是在较复杂的、技术 要求高、容易出现问题的工作环节上使用。一般情况下确定是否使用工作文件，以如果没有 工作文件就不能保证服务质量为原则。

②指导性原则

工作文件详细而准确地描述工作或作业，对指导操作起着重要作用。如作业指导书中规定了 作业目的、作业前的准备工作、需确认的事项、作业的顺序、作业时应注意的事项等方面， 使从事该项作业的人对作业有清楚而准确的了解。

③可操作性原则

工作文件的目的就是为了给操作者以足够的指导，以便帮助他们高质量地完成所规定的工作 ，所以应具有很强的可操作性。应能使从事该项工作的人员，即使是一名新手，经过短时间 的培训和学习，也能够利用工作文件准确无误地按照其要求把工作做好。可操作性是编写工 作文件的一个非常重要的原则。

(2)编写工作文件应注意的事项

①语言准确、简练

编写工作文件所用的语言要尽量精练，意思要清楚，用词要准确，无需用任何华丽的词句，只要按要求写清楚即可。

②注意总结经验教训

工作文件不仅要把工作中成功的经验叙述清楚，写出：“应该怎么做”，而且要把教训总结 出来，如在作业指导书中往往还要写出：“不应该怎么样”。要写好工作中的注意点及注意 事项，以避免作业者出错。

●作业指导书的基本内容及格式

一般作业指导书需要统一格式，其内容顺序如下:

(1)作业目的

作业目的是指完成此项工作所应达到的目标和结果,也就是为什么要进行此项作业,完成此作 业要达到的技术指标等。

(2)作业前的准备和确认事项

作业前的准备和确认工作一般包括:设备的状态确认、作业图纸和工作指令的确认、各种基 准的确认和作业前应准备的工具、作业台的整理等。

(3)作业流程

作业流程是指导完成该项作业标准化的作业顺序及步骤。作业流程规定了每一步骤的具体操 作要求和操作内容等等。

(4)作业注意事项

作业注意事项是指完成每作业步骤应注意的问题,并且要写上由于不注意以上的要求可能发 生的不良现象。

(5)其他注意事项及特殊事项

主要是写处理异常的程序以及对于关键问题、特殊需求确认的规定。

(6)工作图

如有必要可以附上工作图,在作业指导书中的正文部分,适当地穿插必要的图示加以说明。